Правила общения по телефону. пример делового разговора по телефону

Правила эффективного общения

Общение является неотделимой составляющей человеческой жизни. Люди взаимодействуют постоянно, даже при видимом молчании все равно продолжают общаться при помощи жестов, различных движений, мимики и т.д. Эффективным коммуникативным взаимодействием считается такое общение, в котором люди стремятся понять мысли и постигнуть чувства собеседников, при этом, не оценивая их. То есть действенное общение заключается не просто в трансляции информации, а в умении слушать и понимать собеседника, умело и грамотно говорить, использовать инструменты невербального воздействия. Такие способности эффективного коммуникативного взаимодействия каждый вырабатывает в себе индивидуально, беря пример с окружающих людей, главным образом родителей и преподавателей. Нередко, перенятая в детстве от родителей или других значимых взрослых модель коммуникативного взаимодействия бывает неэффективной.

Можно выделить основные правила этикета в общении, которые придадут эффективности коммуникационному взаимодействию с разными индивидами и в различных жизненных ситуациях. Правило первое подразумевает под собой то, что любое общение начинается с установления контакта с собеседником, поэтому не стоит им пренебрегать. Без контакта с партнером по коммуникации общение будет невозможно или не будет нести за собой смысловой нагрузки. Для результативного коммуникационного взаимодействия следует говорить в одинаковом с собеседником темпе и объеме, также необходимо использовать аналогичное положения тела в пространстве, например, если собеседник стоит, то и вам нужно беседовать с ним стоя. Это второе правило этикета общения. Не рекомендуется в речи употреблять длинные для понимания и витиеватые фразы, используя только лишь общие слова и высказывания. Следует стремиться к тому, чтобы речь обладала конкретикой и существенностью, чтобы партнер по коммуникации мог без особого труда понять смысл информации именно такой, какой и предполагался. Следующее правило заключается в обязательном применении при разговоре средств невербальных коммуникаций, так как они являются важнейшими составляющими результативного общения.

Ученые утверждают, что всего лишь до 10 % в общении составляют слова, а более 90 % в общении отводится невербальным инструментам, таким как положение тела, взгляд, жесты и мимика, и др. После окончания разговора следует обязательно убедиться в том, что собеседники поняли правильно представленную информацию. Еще одно правило заключается в запрете на пассивное восприятие информации партнерам по коммуникации. В ходе разговора необходимо при помощи невербальных инструментов взаимодействия и словами давать понять собеседникам, что их слушают и слышат.

Сегодня современный мир так устроен, что без действенного коммуникативного взаимодействия с окружающим социумом, довольно сложно добиться успешности в работе и жизни.

Правила этикета в общении должен знать каждый, уважающий себя индивид, который стремится к жизненной успешности и самореализации вне зависимости от его возраста, статуса, половой или национальной принадлежности, сферы деятельности.

Шесть ключевых принципов эффективной коммуникации

Любой, даже самый талантливый человек, может разрушить свою жизнь, если не умеет общаться с людьми

У таких людей масса проблем как в личной, так и профессиональной жизни, они не способны находить общий язык с окружающими, а это особенно важно в 21 веке. Это влияет на настроение и уверенность в себе, на достижение успеха и уровень дохода

Кругом люди, к которым нужно искать подход, и с этим ничего не поделаешь. С некоторыми настолько приятно общаться, что от вас почти ничего не требуется, но большинство людей все же являются достаточно неприятными или сложными. По иронии судьбы, чаще всего именно такие люди влияют на вашу судьбу. Поэтому от умения находить общий язык со всеми зависит качество вашей жизни. Читать подробнее…

8

Развитие коммуникативных навыков

Развитие коммуникативных навыков требуется каждому человеку на планете, только если он не живет отшельником в пещере. Даже несмотря на то, что сейчас многие мнят себя полностью независимыми, взаимодействовать с другими людьми так или иначе приходится каждому. В этой статье вы найдете несколько упражнений, игр, методик и книг, которые пригодятся для того, чтобы прокачать свои коммуникативные навыки. Также вы познакомитесь с видеороликом с участием известного американского писателя и бизнес-тренера Брайана Трейси, в котором он рассказывает о секретах успешной коммуникации. Читать подробнее…

5

Онлайн-программа «Лучшие техники коммуникаций»

За 2 месяца на этой онлайн-программе вы научитесь лучше взаимодействовать с людьми. Вы получите системные знания о 72 самых эффективных способах общения с людьми, которые собраны из десятков источников. Вы узнаете про техники и поймёте, в каких ситуациях они применяются, какого эффекта от них следует ожидать, а также увидите примеры их использования. Программа будет полезна всем, чья деятельность связана с общением с людьми, и тем, кто желает улучшить свои навыки общения. Узнать подробнее…

Умение общаться всегда было на вес золота, и у вас есть все шансы стать в этом плане настоящим богачом. Желаем удачи, у вас обязательно все получится!

Как общаться вживую

Правило 1. Установите зрительный контакт

Встреча взглядом с человеком формирует первое впечатление друг о друге. Если во время разговора собеседник смотрит в глаза, мы воспринимаем его как умного и искреннего человека. Мы ему доверяем. Но когда смотрят слишком долго и в упор, это напрягает. Правильный зрительный контакт – это норма общения.

Правило 2. Обращайтесь к человеку по имени

Если при знакомстве вы не расслышали имя собеседника, попросите его повторить. А если имя редкое, уточните, как оно пишется. Это обычный этикет.

Когда обращаетесь к человеку по имени, вы можете на него влиять. В деловых отношениях это играет большую роль. Если даете задание сотруднику и называете его имя, он будет внимательнее вас слушать и выполнит задачу лучше.

Правило 3. Когда просите о чем-то, дайте возможность отказать

Не используйте упреки и позвольте собеседнику вам отказать. Если он выполнит просьбу под давлением, это будет не от чистого сердца. Вы получите результат, но не такой хороший, каким он мог бы быть.

Правило 4. Уточняйте, а не предполагайте

Одна из вредных привычек в общении – думать, что понимаем, о чем идет речь. Если вы пропустили начало разговора или не понимаете, что собеседник имеет в виду, уточните. Это нормальное поведение в рабочей и личной среде – так вы покажите, что заинтересованы в разговоре.

Правило 5. Сопереживайте

Эмпатия помогает выслушать другого человека и ощутить то, что он чувствует. Маршалл Розенберг в своей книге говорит, что для этого нужно отбросить предвзятость и осуждение. Он описывает это состояние буддийской пословицей «Ничего не делай, просто будь».

Мало кто умеет сопереживать. Обычно люди начинают утешать и говорить о себе, а это раздражает. Татьяна Петруха, основательница компании Evolve, считает: эмпатия – важный навык для специалистов, которые работают с людьми. Она, как и Розенберг, говорит, что сопереживанию можно научиться. Для этого нужно чаще ставить себя на место другого человека.

Правило 6. Слушайте больше, чем говорите

Слушать – не значит молчать, как раз наоборот

Важно, как вы реагируете на слова собеседника. Нужно вникнуть в рассказ человека и не отвлекаться на свои мысли

Можно задавать вопросы, которые помогут понять его точку зрения. Вы можете быть не согласны с мнением собеседника, но не стоит пытаться его изменить. Правильные вопросы не содержат фраз «Вы не думаете…?» или «Разве вы не согласны с…?» и так далее.

Тренер по публичным выступлениям Виктория Лиознянская считает умение слушать важным навыком в общении. Она говорит, что многие любят рассказывать о себе, своем бизнесе и успехах, но мало интересуются жизнью собеседника. По ее словам, когда вы умеете слушать, случается магия – люди начинают слушать вас.

Правило 7. Отключите звук в смартфоне во время встречи

• 86% специалистов считают неуместным отвечать на звонки на деловой встрече, а 84% – писать электронные письма на деловой встрече;
• 75% считают, что неправильно читать сообщения или электронные письма на любой встрече;
• 22% не пользуются телефоном на любой встрече.

Чаще всего негативно к смартфонам на встречах относятся люди старше 40 лет и женщины.

Правило 8. Если пообещали, сделайте

Люди часто знакомятся и общаются, чтобы иметь полезные связи. Специалист по коммуникациям и соосновательница 40 Day Writer LLC Бренди Миллер рекомендует инвестировать в это свое время. Если вы пообещали что-то новому или старому знакомому, сделайте это. Это поможет поддерживать хорошие отношения с человеком.

В чём заключается настоящее искусство общения с людьми

Третья вещь, очень не проста – это настоящее искусство общения с людьми

И это важно при любой беседе – это некоторое чувство такта с одной стороны, а с другой стороны – понимание того, что все мы далеко не идеальны. Например, жена может прекрасно знать, что бесит её половинку

Например: «А-а-а, ты так и не повесил ту полку!».

А у него отвращение просто к этим полкам. Он и сам знает, и сам себя пилит за то, что её не повесил. А она ещё добавляет жару, сыпет соль на рану. Это его может довести до белого каления. И в некоторых случаях она это делает намеренно – злит мужа специально.

Вот, например, мужик во время разговора что-нибудь говорит такое, что женщине неприятно. Матюгнётся, например. Это неправильно конечно, с дамами надо вести себя как джентльмен. В то же время люди часто это делают не намеренно, вовсе не для того чтобы специально собеседнику напакостить.

Часто это происходит из-за того, что он не подумал, что этого может быть неприятно собеседнице. Человек же он, про себя то знает, а вот про других – не особо, он же не может влезть в голову. Поэтому, бывает, наступаешь на чужую больную мозоль – не ведая, что творишь.

Вот такой ситуации очень советуют досчитать до 10, а потом уже сказать ему: «Вася, пожалуйста, не надо материться». Это может несколько лучше сработать, чем истерика.

Это правило досчитать до 10 – она, безусловно, хорошо. Однако далеко не у каждого без тренировок будет получаться, ведь люди разные бывают, ситуации разные: кто-то орёт, кричит, топает ногами, кто-то ноет, плачет, другой лежит, отходит от пьянки.

И это ещё не самое серьёзное. Вот и разные ситуации бывают, когда общение, которое другой человек выдает вам, от него просто бесит. Чтобы быть человеком, который может выдерживать серьёзные нагрузки, существуют специальные тренировки. Они требует времени и сил, и знать нужно, где они проводятся.

А если у вас такой возможности как следует прокачаться нету, то попытайтесь до 10 досчитать. Не всегда будет получаться, особенно поначалу. Но вода камень точит. Это вернется к вам тем, что люди будут вас ценить. Очень-очень сильно. За то, что вы не орёте сразу, не грубите, а по-человечески объясняете, что к чему. Не обвиняете при этом.

«Вася, материться в компании с мужиками – это правильно. Если ты не будешь материться, то на тебя будут смотреть, как на недомужчину. А у нас сейчас с тобой свидание, вечер, романтика. И хочется слышать от тебя приятные, нежные, красивые слова».

И он вас действительно может услышать. Ведь вы его не учите жить, а просто по-человечески объясняете. Вы говорите о своей мозоли, и при этом не наступаете на мозоль его. Ведь и этот парень, да и любой из нас не больно-то любит ошибаться и быть не правым.

Это что касается больных мозолей.

Зачем нужно улучшать коммуникативные навыки

Человек, умеющий общаться, являющийся хорошим собеседником и тактичным слушателем. Он всегда с успехом проведет любые, даже самые трудные переговоры и добьется реальных результатов. Люди с высокими коммуникативными навыками быстрее других продвигаются по карьерной лестнице, их считают желанными гостями в домах друзей и родственников. А также они строго следуют представлениям, сформировавшимся в социуме относительно правил общения с людьми, которые могут зависеть от ситуации.

Основы коммуникативных взаимоотношений индивиды осваивают благодаря собственным наблюдениям и подражанию. Усвоенные правила используются ими в коммуникациях машинально, без сознательных действий. В любой беседе, человек, отличающийся высокими коммуникативными навыками и умеющий их использовать, уже заранее имеет большое преимущество перед остальными.

Правила речевого общения

Человек использует речь, чтобы выразить свои взгляды, идеи, мысли, внутренние переживания. Речи обучается каждый человек. Однако после этого необходимо усвоить правила, которые помогут данную речь красиво и эффективно использовать.

Речь бывает:

1. Письменной.
2. Устной.
3. Монологической.
4. Диалогической.

На работе, совещании, переговорах и прочих ситуациях человек прибегает к нормативам, которые должны поспособствовать грамотному и культурному изложению материала, чтобы он был положительно оценен собеседниками. Речь оценивается по:

• Уместности – выбор стиля и тона речи.
• Правильности – соответствие вербальных средств с литературным языком.
• Выразительности.
• Доступности.
• Грамотности – внятность и понятность речи.
• Целесообразности – выбор отношения человека к собеседнику.
• Этичности – выбор фраз, выражений, способов поощрения и прочих инструментов, чтобы выразить свою вежливость.
• Чистоте.
• Разнообразности.
• Точности – использование правильной терминологии.

Современный человек все чаще начинает искажать родную речь словами-паразитами, неправильной постановкой ударения, сокращенными словами, сленговыми фразами, использованием иностранных слов. Все это вызывает недоумение, когда человек может не понимать, о чем ему говорят.

Правило 15: Обращайтесь к людям по имени

Людям нравится, когда окружающие обращаются к ним не «Вы», а называют при этом имя. Звук собственного имени зачастую очень благотворно действует на человека, помогает расположить его к себе. К тому же, уже давно было замечено, что если раз пять в разговоре произнести имя собеседника, то это немного увеличивает шансы успешных переговоров с ним. Особенно это полезно, если у вас плохая память на имена: повторяя имя, вам легче будет его запомнить. Только будьте внимательны! Лучше всего использовать имя в той форме, в которой собеседник сам вам его назвал. То есть, не нужно «Александра Александровича» именовать «Саней» — это лишь вызовет недоумение и отрицательные эмоции. Если вы не уверены в том, как правильно обратиться, лучше уточните этот момент у собеседника. Так вы избежите неловких ситуаций в дальнейшем.

Обращайтесь по имени!

Деловые звонки

Особое внимание следует уделить общению с коллегами. Соблюдение тонкостей телефонного этикета помогает создать благоприятное впечатление, что во многом гарантирует успех деловых переговоров

Главное, что отличает деловую телефонную беседу от личной, — лаконичность. В бизнесе не принято терять время на пустые разговоры. Представившись и услышав ответ, следует кратко изложить смысл дела. Умение четко оформить и передать свои мысли оценят и коллеги вашего уровня, и вышестоящие руководители.

Повышение тона и тем более оскорбительные выражения недопустимы в разговоре с любым сотрудником независимо от возраста и занимаемой должности. Если вы договариваетесь о времени и месте встречи, сразу запишите эти сведения в блокнот.

Во время общения с клиентом лучше не отвлекаться на входящие звонки либо, извинившись, переговорить в максимально короткий срок.

Этикет телефонного разговора включает правило активного слушания. Чтобы собеседник чувствовал, что вы внимательно следите за его речью, включайтесь в его монолог короткими фразами или словами («ясно», «согласен», «да»).

Общаться в телефонном режиме по служебным вопросам принято в рабочие дни с 10 до 17 часов.

Правило 7: Шутите и заставляйте людей улыбаться!

Положительная эмоциональная окраска деталей разговора также позволяет людям лучше запоминать и воспринимать их. Если у вас хорошее чувство юмора, то окружающим это обязательно понравится, с вами захотят общаться как можно чаще. Учитесь остроумной импровизации, уместным шуткам и созданию вокруг неформальной обстановки. Научиться этому сложно, но можно. Самое главное, не бойтесь шутить даже в обществе строгих и деловых людей, ведь зачастую они не всегда такие, а принимают этот облик во время делового общения и ответственных переговоров. На самом деле они могут оказаться балагурами и остряками, а с такими людьми гораздо легче и приятней будет наладить контакт.

Запрещенные темы

Светский этикет запрещает во время беседы касаться некоторых тем, а именно:

• Культурный человек не будет заводить разговор о себе. Даже если вас попросили об этом, вы должны вскоре перевести разговор на другую тему.
• Не обсуждайте домашние заботы и дела.
• Не стоит делиться сугубо личной информацией с малознакомыми людьми. Вы можете поговорить на эту тему только в кругу очень близких друзей или родственников.
• Не заводите разговор о слабостях другого человека. Вообще, обсуждать людей в их отсутствие неприлично.
• Беседа должна быть интересной. Развивайте различные темы разговора. Не стоит целый вечер выговаривать нравоучения или жаловаться на жизнь. Старайтесь каждые 30-40 минут менять предмет обсуждения.

Если вы хотите развеселить компанию, будьте осторожны.

Воздержитесь от анекдотов на этническую тему: не исключено, что в жилах кого-нибудь из ваших знакомых течет кровь представителей именно той национальности, над которой вы решили подшутить.

Веселиться так, как вам захочется, вы сможете только среди старых друзей, поскольку доскональное знание всего, что с ними происходило в жизни, вам подскажет, над чем можно смеяться, а над чем нет!

0 Комментариев

Нужно стараться подбирать темы сообщений так, чтобы они были интересны хотя бы 20% участникам чата

Нужно всегда помнить, что в групповом чате множество людей кроме тебя и ценить их время. Для этого желательно переносить в личку или сторонние чаты, флудилки обсуждения которые неинтересны большинству. История о том, как Стив Джобс заставлял ценить чужое время «Однажды Джобс пришел в кабинет Ларри Кеньона, инженера, работавшего над операционной системой «Макинтош», и пожаловался, что компьютер слишком долго загружается. Кеньон начал оправдываться, но Джобс резко прервал его. «Если бы ты мог спасти этим человеческую жизнь, ты бы нашел способ сократить время загрузки на 10 секунд?» — спросил он. Кеньон признал, что, возможно, смог бы. Джобс подошел к доске и нарисовал схему, показывающую, что если бы пять миллионов людей использовали Mac и каждый день загрузка компьютера занимала бы на 10 секунд меньше, это помогло бы им сэкономить около 300 миллионов часов в год, что равнозначно сотне спасенных человеческих жизней. Ларри был впечатлен этим доводом и через несколько недель усовершенствовал систему так, что она загружалась на 28 секунд быстрее». Источник

Повседневный этикет разговоров

Манера ведения беседы с любым человеком — близким или малознакомым — всегда должна быть спокойной, учтивой и доброжелательной.

Желательно взаимно подстраиваться к ритму и темпу разговора. Медлительному или слабослышащему человеку иногда сложно уловить не только слово, но и смысл предложения.

Если вы ведете телефонный разговор, а к вам пришли гости, следует извиниться, указав причину прерывания беседы, и условиться о повторном звонке.

Если вы не узнали голос человека, ответившего на ваш звонок, следует сначала уточнить, куда вы попали.

Правила мобильного этикета диктуют дополнительные условия:

• находясь в общественных местах, следует пользоваться телефоном только в случае крайней необходимости;
• войдя в кафе или ресторан, не стоит выкладывать мобильник на столик, если только вы не ожидаете чрезвычайно важный звонок (при этом лучше извиниться перед спутником и объяснить причину);
• необходимо строго соблюдать требования авиакомпаний, а также больниц, в которых звонки могут повлиять на работу приборов и оборудования;
• следует отключать звонок в театре, музее или в библиотеке, не дожидаясь напоминания об этом от сотрудников учреждения;
• за рулем автомобиля допустимо использовать гарнитуру (хотя гудок тоже мешает сосредоточиться), лучше сделать звонок в более удобное время.

Полезные упражнения

Общение, как и любой другой навык, нуждается в регулярных тренировках. Оттачивать свои коммуникативные способности можно как на поле боя, т. е. практикуясь в реальном общении с разными людьми, так и с помощью упражнений.

Перечислю наиболее эффективные методы, которые помогут перестать стесняться и прокачают навык коммуникации.

План на незнакомцев

Поставьте себе такую цель: ежедневно говорить минимум с тремя незнакомцами. Это не обязательно должна быть полноценная беседа, достаточно перемолвиться парой слов. Например, вы стоите на остановке: поинтересуйтесь у стоящего рядом с вами человека, давно ли прошел автобус номер n. Можно спросить у продавца в магазине, насколько свежая рыба лежит на прилавке. Если в маршрутном такси вы попросите передать за проезд и поблагодарите, это тоже считается. Если заведете новые знакомства в интернете, тоже ставьте галочку “Выполнено”.

Таких поводов заговорить можно найти массу. Главное – не халтурить и не отступать от плана: 3 человека в день.

Телефонный звонок

Если вам нелегко начать беседу с незнакомыми людьми в реальном общении, начните с телефонных разговоров. К примеру, вам нужно уточнить цены в салоне красоты. Не заходите на его сайт, а позвоните администратору и выясните все детали в устной форме.

То же самое касается любых услуг и организаций: коммунальные службы, секции для ребенка, фитнес-центры, пенсионные фонды и т. п

Если поначалу вы боитесь упустить что-то важное в разговоре, составьте список вопросов на бумаге, ведь так вам будет спокойнее и проще сориентироваться

Разговор с мебелью

Не переживайте, вас не заберут “куда следует”. Это очень популярное в психологии упражнение, которое часто дается на различных тематических тренингах.

Выберите для себя любой предмет, находящийся в квартире. Это может быть стул, шкаф, комнатное растение, книга и даже кот. Расскажите выбранному “собеседнику”, как прошел ваш вчерашний день, какие планы вы хотели бы реализовать в ближайшее время, опишите сюжет просмотренного недавно фильма или актуальную новость, о которой все говорят.

Возможно, поначалу вам будет некомфортно и странно. Но со временем это пройдет. Такая тренировка поможет размять извилины и научит грамотно и ясно выражать свои мысли.

Зеркало

Наверняка вы уже слышали об этом упражнении. Нужно встать перед зеркалом и начать разговаривать. Темы можно брать абсолютно любые. Можно даже говорить что-то несвязное.

Цель задания – посмотреть на себя со стороны и научиться управлять жестами, мимикой, движениями, взглядом и т. д.

Пересказ

Старайтесь как можно точно передавать стиль, порядок слов, последовательность мысли. Пересказ должен быть как можно ближе к оригиналу. Если статья объемная, можете разбить ее на несколько абзацев и рассказать только часть.

Это упражнение поможет немного встряхнуть словарный запас, а заодно потренировать память и внимание

Продолжи мысль

Включите телевизор на любом канале или видео на Ютубе, в течение 30 секунд послушайте, что там говорят, а затем выключите (можно просто убрать звук или поставить на паузу) и попытайтесь продолжить услышанную мысль.

Это может быть очень интересным, ведь вам придется догадываться, о чем дальше идет речь, придумывать что-то необычное, но логически подходящее по смыслу.

Благодаря такому упражнению вы научитесь находить нестандартные решения, разовьете гибкость ума и сделаете свою речь более интересной.

Какие учитывать правила этикета делового телефонного разговора, если звоните вы

1. Представьтесь

Всегда называйте свое имя. Даже несмотря на абсолютную уверенность в том, что вас узнали. Правила телефонного этикета не рекомендуют употреблять словосочетания типа «вас беспокоит» и т. п. ‒ это выставляет вас в невыгодном свете. Правильно будет сначала представиться, назвав свое имя, и, если это необходимо, должность, и перейти к обсуждению намеченных вопросов.

1. Выясните, с тем ли человеком говорите

Перед началом разговора следует убедиться, что на другом конце провода именно тот, кто вам нужен. Если вы не знаете точно, что трубку поднял нужный вам собеседник, попросите пригласить его к телефону следующим образом: «Могу ли я услышать Николая Петровича?» или «Пригласите, пожалуйста, к телефону Марию». Не стоит угадывать, кто именно взял трубку, перечисляя все знакомые имена, к примеру: «Алло, это Маша? Нет? Глаша?» и т. д. Вы будете выглядеть смешно и нелепо. И вряд ли произведете впечатление успешного человека, с которым можно вести общие дела. Просто в самом начале разговора кратко спросите, например: «Вадим Петрович?». Если это тот человек, который нужен, то поздоровайтесь, представьтесь и переходите к делу.

1. Не следует выяснять, кто у телефона

Не рекомендуется выяснять, кто поднял трубку, спрашивая: «Кто это?». Если вы засомневались в правильности набора номера, уточните, туда ли вы дозвонились: «Здравствуйте! Это компания «Феникс»?» и т. п. При выяснении, что номер набран неверно, старайтесь не перезванивать по нескольку раз, а просто найти правильный номер, например, на сайте нужной компании.

1. Что делать, если нужного человека нет на месте

Уточните, когда удобнее перезвонить, если нужного вам человека нет на месте.

1. Как правильно оставить сообщение на автоответчике

Продумывая текст сообщения для автоответчика, не забудьте порядок: вначале ‒ поприветствуйте, представьтесь, уточните дату и время, затем кратко изложите вопрос и попросите по возможности связаться с вами, в конце ‒ попрощайтесь.

1. В начале разговора

Правила телефонного этикета советуют в самом начале разговора всегда уточнять, удобно ли вашему собеседнику уделить вам время в данный момент. Несвоевременный звонок может разрушить миллионную сделку. Если ваш собеседник занят чем-то более важным для него, то все ваши предложения будут пропущены мимо ушей. Не вникая в мелочи, ему проще отказать вам, чем отвлечься от того, чем он занят. Позвонив в более удобный момент, вы легко уговорили бы его на сделку, приведя серьезные аргументы, но сейчас его мысли заняты совершенно другим, и ваши планы сорваны.

1. Берегите время

Правила телефонного этикета советуют объяснять тему звонка не дольше одной минуты. Не смысла десять минут развивать тему, почему вы решили позвонить. Говорите четко и конкретно, чтобы не забирать попусту время у собеседника.

1. Не извиняйтесь, но благодарите

Не стоит извиняться, что заняли время собеседника, даже если вам кажется, что вы занимаете много его времени. Ваши извинения не пойдут вам на пользу, ведь собеседник будет думать, что:

• зря потратил время на общение с вами;
• вы недостаточно уверены в своих силах;
• вы не цените свое время.

Правила телефонного этикета советуют заменить извинения благодарностью. Просто поблагодарите, что ваш собеседник уделил вам время, сказав: «Благодарю вас за уделенное мне время».

Какие действуют правила этикета телефонных переговоров, если звонят вам

1. Когда поднимать трубку

Старайтесь отвечать на звонок сразу, примерно до пятого гудка. Правила телефонного этикета рекомендуют отвечать на третий гудок. Первый нужен, чтобы отложить дела. Второй ‒ настроиться. Третий ‒ улыбнуться и взять трубку телефона. Именно это демонстрирует уважительное отношение к клиенту и корпоративную этику компании. Несоблюдение бизнес-этикета говорит о низком уровне корпоративной этики в компании.

Не стоит и моментально хватать трубку. Отложите дела, настройтесь, улыбнитесь и снимите трубку.

1. Как отвечать

Правила телефонного этикета настоятельно рекомендуют не применять в деловой обстановке слова «Алло», «Да» и т. п. Сняв телефонную трубку, следует произнести название компании, которую вы представляете. К примеру: «Компания «Триумф», здравствуйте!». Советуем заранее продумать приветствие, связанное со спецификой вашей компании. Не обязательно называть свою фамилию и имя, достаточно обозначить свою должность или отдел компании. Главное, чтобы собеседнику стало понятно, в какую компанию он позвонил, и кто с ним разговаривает. И не нужно выяснять, кто звонит, если спрашивают вашего коллегу.

1. Если нет времени

Правила телефонного этикета считают недопустимым снимать трубку и, сказав: «Секундочку», заставлять ожидать звонящего, пока вы освободитесь. Гораздо уместнее сказать, что в данный момент вы заняты и перезвоните позже или назовите время, когда вам будет удобнее разговаривать.

Находясь на деловом совещании или встрече, отключите звук телефона, отдавая приоритет живому общению. По окончании вы сможете перезвонить.

1. Если спрашивают другого человека

Если вас попросили пригласить другого человека к телефону, отвечайте, к примеру, так: «Секундочку, передаю ему трубку». В свою очередь тот, кого приглашают к телефону, должен поблагодарить за это.

1. Если его нет на месте

Если вы не можете пригласить к телефону сотрудника по причине его отсутствия, то обязательно предложите перезвонить через какое-то время. К примеру: «Перезвоните, пожалуйста, через 15 минут».

1. Когда уже говорите с кем-то

Правила телефонного этикета советуют не брать два телефона одновременно, чтобы не заставлять оного из собеседников ждать, пока вы поговорите с другим. Нужно взять трубку, извиниться, и кратко объяснив ситуацию, предложить перезвонить позже. Или извиниться перед первым собеседником, и завершив первый разговор, начать следующий.

1. Если рядом посторонние

Правила телефонного этикета не рекомендуют проводить деловые переговоры в присутствии посторонних. Либо выйдите в соседнее помещение, либо попросите созвониться немного позже, либо максимально сократите разговор.

Звонки в общественных местах или на совещании

Совещание и деловая встреча – это время, когда по правилам надо воздерживаться от звонков. Живой голос является приоритетным

Переговоры, которые отвлекают внимание присутствующих, недопустимы

Ответить на звонок на деловой встрече или совещании значит показать собеседнику, что вы не цените его и проведенное с ним время, что позвонивший человек важнее.

Бывают и уважительные причины, например болезнь родственника, крупный контракт. Правила общения по телефону предполагают, что присутствующих необходимо поставить в известность перед встречей или собранием, согласовать с ними поступление звонка. Разговор следует провести очень быстро (не более 30 секунд), по возможности в другом кабинете.

Человек, говорящий по телефону во время частной встречи, в ресторане, на собрании выглядит некультурно и глупо.

Основные ошибки и нарушения

По телефону иногда трудно узнать голос. Заставлять (даже в шутку) угадывать, кто позвонил, — признак невоспитанности.

Проявление дурного тона — во время разговора что-то жевать, пить или курить. Это неприятно собеседнику, отвлекает от темы беседы.

Неприлично вести переговоры, развалившись в кресле или положив ноги на стол. Собеседник услышит изменение тембра голоса и может принять это как признак неуважения.

Недопустимо передавать слова, услышанные по телефону, рядом сидящему человеку (даже прикрывая трубку рукой).

Небрежное обращение с телефоном (если трубка падает) может испугать собеседника.

Неприлично чихать или кашлять в трубку. Постарайтесь извиниться, положить телефон на стол, а затем прокашляться.

Большим недостатком в телефонном общении считается равнодушие и незаинтересованность.

Частые ошибки

Чтобы разговор проходил в правильной обстановке, нужно избегать распространенных ошибок.

Это:

Невнимательность. Люди часто невнимательно слушают своего собеседника и из-за этого попадают в неловкие ситуации.
Большое количество вопросов. Если будите засыпать собеседника вопросами, то деловое общение перерастет в допрос.
Долгая пауза. Тут главное не злоупотреблять неловкой паузой, так как в дальнейшем наладить контакт станет трудно.
Привычка перебивать других. Каждый человек должен закончить свою мысль
Нельзя никого перебивать, чтобы перетянуть все внимание на себя.
Монотонность речи

Порой важно не то, что вы говорите, а как говорите
Рассказ должен сопровождать жестами и интонацией. Многие люди бубнят себе под нос, и в итоге ничего хорошего из этого не выходит.

Деловое общение по телефону – распространенный жанр, который требует соблюдение определенных правил. Главное помнить что нужно сделать и как будет правильно.